هذه طرق تقليص الوقت الذي تستغرقه الاجتماعات الطويلة

نشرت مجلة "إي إن سي" الأمريكية تقريرا تحدثت فيه عن الملل الذي يشعر به الموظفون خلال الاجتماعات التي تنعقد داخل مقرات عملهم، مشيرة إلى أن "هناك العديد من الطرق التي نستطيع من خلالها التقليص من الوقت الطويل الذي تستغرقه الاجتماعات".

وقالت المجلة في تقريرها الذي ترجمته "عربي21"، إنه بغض النظر عن نشاط مؤسستك أو طريقة إدارتها للعمل، يكره الموظفون عادة الاجتماعات. وفي هذا الصدد، قال تيم هوكي، الذي يشغل منصب الرئيس التنفيذي لشركة "تي دي أميريترايد" منذ حوالي السنتين: "تكون الاجتماعات أحيانا بمثابة شر لا بد منه".

وقد عمل هوكي في قسم المالية لمدة 35 سنة، قبل أن يصبح المدير التنفيذي للشركة، وخلال فترة عمله، توصل هوكي، إلى بعض القواعد التي من شأنها أن تضع حدا للاجتماعات غير الضرورية، وتقلص من وقت الاجتماعات إلى الحد الأدنى.

وأضافت المجلة، أولا، أنه لا بد من تقدير وقت الآخرين. ففي بعض الأحيان، لا يقدر الناس وقت الآخرين. وفي هذا السياق، يقترح هوكي التفكير بصيغة سهلة، تتمثل في قياس التكلفة الحقيقية للاجتماع، من خلال تقدير حجم الإنتاجية التي يحققها الموظفون في الوقت الذي سيقضونه في هذا الاجتماع.

كما أن مقاطعة عمل الموظف، من خلال دعوته إلى حضور اجتماع، قد يستغرق منه بعض الوقت للعودة لنسق عمله. وبما أن شركتك تدفع لهؤلاء الموظفين مقابل الخدمة التي تقدمونها، يجب عليك أن تأخذ بعين الاعتبار التكلفة الحقيقية لكل اجتماع تنظمه.

اقرأ أيضا: تعرف على العادات والممارسات الإدارية الأكثر غرابة في العالم

وأوضحت المجلة، ثانيا، أنه لا بد من النظر فيما إذا كان يمكن استبدال الاجتماع بنشاط آخر. فعلى سبيل المثال، إذا كان الهدف من الاجتماع إبلاغ الموظفين بمعلومات معينة، فإنه يمكن إيصال هذه المعلومات من خلال مذكرة أو فيديو قصير. وفي حال كان أطراف الاجتماع يهدفون لاتخاذ قرار معين بشأن موضوع ما، يمكن القيام بذلك من خلال إما إرسال بريد إلكتروني إلى كل المعنيين أو القيام بدردشة جماعية.

وذكرت المجلة، ثالثا، أنه يجب دعوة عدد قليل من المشاركين في الاجتماع قدر المستطاع. وفي هذا الصدد، أوضح هوكي أنه قد يصعب تحقيق هذا الأمر في بعض الشركات. في المقابل، كلما قل عدد المشاركين في الاجتماع، كلما كان الاجتماع أكثر فعالية.

وأوردت المجلة، رابعا، أنه يجب منح الموظفين فرصة رفض حضور هذه الاجتماعات وتقبل الأمر بصدر رحب. وفي هذا السياق، ذكر هوكي، استنادا إلى "متلازمة قبول الاجتماعات" التي تطرق لها ديفيد جرادي في سلسلة "تيد" للمؤتمرات العالمية، أنه "سيكون من الرائع أن يعطي النظام الداخلي للشركة الحرية للموظفين فيما يتعلق بالاجتماعات، ما يجعلهم قادرين على عدم المشاركة في الاجتماعات التي يشعرون أنهم ليسوا في حاجة إليها".

وأوضحت المجلة، خامسا، أنه يجب أن يبدأ كل اجتماع في الوقت المحدد. وعموما، قد يتسبب تأخر انعقاد الاجتماع لخمسة دقائق في حدوث العديد من الأشياء السيئة، إذ سيؤدي ذلك إلى خسارة الأشخاص الذين وصلوا في الموعد المحدد لوقتهم، في الدردشة أو الاطلاع على هواتفهم. كما سيلاحظ الأشخاص الذين وصلوا متأخرين أنهم لم يفوتوا أية تفاصيل من الاجتماع، مما قد يدفع بالأفراد الملتزمين بوقت الاجتماع على تبني عادة القدوم متأخرين في الاجتماعات القادمة.

اقرأ أيضا: أخطاء يجب عليك تجنبها عند حضور الاجتماعات

لذلك، يجب على كل الاجتماعات أن تبدأ في الأوقات المحددة لها، حتى يشعر الأفراد الذين يصلون متأخرين بالحرج، بعد أن فاتهم جزء من الاجتماع، مما سيشجعهم على الالتزام بأوقات الاجتماعات خلال المرة القادمة.

وأوردت المجلة، سادسا، أنه يجب على كل اجتماع يبدأ في الوقت المحدد، أن ينتهي في الوقت المتفق عليه. وفي هذا الصدد، حاول إنهاء الاجتماع مبكرا، حتى تتيح للموظفين الوقت إما لاستعادة نسق عملهم قبل الاجتماع أو لأخذ استراحة.

وأشارت المجلة، سابعا، إلى أنه يجب تقصير وقت الاجتماعات قدر المستطاع. وفي هذا السياق، يسعى فريق هوكي إلى التوصل لطريقة تجعل الاجتماعات لا تتجاوز 15 دقيقة.

وأفادت المجلة، ثامنا، أنه لا بد من توفير برنامج خطي لكل اجتماع. وعلى الرغم من أن العديد من المدراء يتجنبون استخدام برنامج معين في كل اجتماع، إلا أن ذلك من شأنه أن يساعدهم على الالتزام بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد. كما سيساهم إطلاع جميع المشاركين في الاجتماع، على المهام التي يجب أن يقوموا بها، في أن يكون الاجتماع أكثر فعالية.

وفي الختام، قالت المجلة إنه يجب وضع حد للاجتماعات المصغرة التي تسبق الاجتماعات الضرورية والتقارير المطولة قدر الإمكان. وفي هذا الصدد، أوضح هوكي أنه يجب محاولة التقليل من الأحاديث التي تسبق الاجتماعات، والتي تغطي عادة كل تفاصيل الاجتماع. ومن جهته، أجبر هوكي موظفيه على ألا تتجاوز التقارير، التي يعدها الموظفون والخاصة بالاجتماعات، صفحة واحدة. وفي الواقع، سيؤدي هذا الشيء إلى أن تكون المناقشات أثناء الاجتماعات مثمرة للغاية.